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Lexikon & FAQ zur digitalen Hausverwaltung

Die wichtigsten Begriffe aus Mietverwaltung, WEG-Verwaltung, Nebenkostenrecht und Instandhaltung – verständlich erklärt. Und die Antworten auf die Fragen, die uns am häufigsten gestellt werden.

Mietverwaltung

Mietverwaltung: Die kaufmännische und technische Verwaltung vermieteter Immobilien im Auftrag des Eigentümers – von der Vermietung über den Mieteinzug bis zur Instandhaltungskoordination.
Kaltmiete: Die reine Miete ohne Betriebs- bzw. Nebenkosten.
Warmmiete: Die Kaltmiete zuzüglich der monatlichen Betriebskostenvorauszahlung.
Mietkaution: Sicherheitsleistung des Mieters gegenüber dem Vermieter, gesetzlich begrenzt auf maximal drei Nettokaltmieten.
Staffelmiete: Mietvertragsmodell mit im Voraus vertraglich festgelegten Mieterhöhungen zu bestimmten Zeitpunkten.
Indexmiete: Mietvertragsmodell, bei dem sich die Miethöhe an der Entwicklung des Verbraucherpreisindex orientiert.
Mietspiegel: Übersicht der ortsüblichen Vergleichsmieten einer Gemeinde, wichtige Orientierung bei Neuvermietung und Mieterhöhung.
Leerstand: Zeitraum, in dem eine Einheit nicht vermietet und damit ertragslos ist – zentrale Kennzahl für die Wirtschaftlichkeit eines Portfolios.
Mahnwesen: Der strukturierte Prozess zur Erinnerung und Einforderung ausstehender Miet- oder Hausgeldzahlungen.
SEPA-Lastschriftmandat: Ermächtigung des Mieters bzw. Eigentümers zum automatischen Bankeinzug von Miete oder Hausgeld.
Sondereigentumsverwaltung: Die Verwaltung einer einzelnen vermieteten Eigentumswohnung im Auftrag ihres Eigentümers – Mieteinzug, Mieterkommunikation und Nebenkostenabrechnung auf Basis der WEG-Jahresabrechnung. Sie ist ein eigener Vertrag und nicht Teil der WEG-Verwaltung, die nur das Gemeinschaftseigentum betrifft.

WEG-Verwaltung

WEG-Verwaltung: Die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG), einschließlich Beschlussfassung, Buchhaltung und Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums.
Hausgeld: Monatliche Vorauszahlung der Wohnungseigentümer für die laufende Bewirtschaftung und Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums.
Sondereigentum: Der Teil einer Immobilie, der im alleinigen Eigentum eines einzelnen Wohnungseigentümers steht, etwa die Wohnung selbst.
Gemeinschaftseigentum: Alle Gebäudeteile, die nicht im Sondereigentum stehen und allen Eigentümern gemeinsam gehören – etwa Dach, Fassade, Treppenhaus und Leitungen.
Miteigentumsanteil (MEA): Der in der Teilungserklärung festgelegte rechnerische Anteil eines Eigentümers am gemeinschaftlichen Eigentum, oft Grundlage für die Kostenverteilung.
Teilungserklärung: Das Gründungsdokument einer Eigentümergemeinschaft, das die Aufteilung des Gebäudes sowie Rechte und Pflichten der Eigentümer regelt.
Eigentümerversammlung: Die mindestens einmal jährlich stattfindende Versammlung der Wohnungseigentümer zur Beschlussfassung über gemeinschaftliche Angelegenheiten.
Wirtschaftsplan: Der von der Eigentümergemeinschaft beschlossene Plan der voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben eines Wirtschaftsjahres, Grundlage für das Hausgeld.
Jahresabrechnung (WEG): Die Abrechnung der tatsächlichen Kosten und Einnahmen einer Wohnungseigentümergemeinschaft nach Ablauf des Wirtschaftsjahres.
Sonderumlage: Eine von den Eigentümern zusätzlich zum Hausgeld beschlossene einmalige Zahlung zur Deckung außerplanmäßiger Kosten.
Beschluss-Sammlung: Die gesetzlich vorgeschriebene, fortlaufende Dokumentation sämtlicher Beschlüsse einer Eigentümergemeinschaft.
Verwalterbestellung: Die Bestellung eines WEG-Verwalters durch mehrheitlichen Beschluss der Eigentümerversammlung.
Erhaltungsrücklage: Seit der WEG-Reform 2020 der gesetzliche Begriff für die frühere Instandhaltungsrücklage: Geld, das die Eigentümergemeinschaft für künftige Erhaltungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum anspart. Die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG); ihren Stand weist der jährliche Vermögensbericht aus (§ 28 Abs. 4 WEG).
Verwaltungsbeirat: Gremium aus Wohnungseigentümern, das per Beschluss bestellt wird und den Verwalter unterstützt und überwacht (§ 29 WEG). Er soll Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung prüfen; sein Vorsitzender vertritt die Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter (§ 9b Abs. 2 WEG).
Verwaltervertrag: Der Vertrag zwischen Verwaltung und Auftraggeber über Leistungen, Vergütung und Laufzeit. In der WEG ist er von der Bestellung zu unterscheiden: Wird der Verwalter abberufen, endet der Vertrag spätestens sechs Monate danach (§ 26 Abs. 3 WEG).
Entlastung des Verwalters: Beschluss der Eigentümer, mit dem sie die Amtsführung des Verwalters für einen Zeitraum billigen. Er wirkt als Verzicht auf bekannte oder erkennbare Ersatzansprüche gegen den Verwalter – entlastet werden sollte deshalb erst, wenn Jahresabrechnung und Belege geprüft sind.
Umlaufbeschluss: Beschluss der Wohnungseigentümer ohne Versammlung. Er ist gültig, wenn alle Eigentümer in Textform zustimmen (§ 23 Abs. 3 Satz 1 WEG); für einen einzelnen Gegenstand können die Eigentümer vorab beschließen, dass die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt (§ 23 Abs. 3 Satz 2 WEG).
Zuflussprinzip: Grundsatz, nach dem die WEG-Jahresabrechnung die im Kalenderjahr tatsächlich geflossenen Einnahmen und Ausgaben abbildet (§ 28 Abs. 2 WEG) – nicht die Kosten, die wirtschaftlich in das Jahr gehören. Deshalb lässt sich die Hausgeldabrechnung nicht unverändert als Betriebskostenabrechnung für Mieter verwenden.
Zertifizierter Verwalter: WEG-Verwalter, der vor einer Industrie- und Handelskammer per Prüfung die nötigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse nachgewiesen hat oder davon befreit ist (§ 26a WEG). Seit dem 1. Dezember 2023 kann jeder Eigentümer grundsätzlich seine Bestellung verlangen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6, § 48 Abs. 4 WEG).
Sonderleistungen (Sonderdienstleistungen): Leistungen einer Hausverwaltung, die nicht mit der Grundvergütung abgegolten sind und laut Verwaltervertrag gesondert berechnet werden – etwa Baubegleitung großer Sanierungen oder außerordentliche Versammlungen. Was dazu zählt, regelt allein der Vertrag; seriöse Verwaltungen nennen die Preise vorab.

Nebenkosten & Recht

Nebenkostenabrechnung: Die jährliche Abrechnung der auf den Mieter umlagefähigen Betriebskosten im Verhältnis zu den geleisteten Vorauszahlungen.
Betriebskostenverordnung (BetrKV): Die Verordnung, die abschließend festlegt, welche Betriebskosten ein Vermieter auf den Mieter umlegen darf.
Verteilerschlüssel: Der Maßstab, nach dem Betriebskosten auf mehrere Einheiten verteilt werden, etwa nach Wohnfläche oder Miteigentumsanteil.
Betriebskostenvorauszahlung: Die monatliche Vorauszahlung des Mieters auf die zu erwartenden Betriebskosten, umgangssprachlich auch Abschlagszahlung. Sie darf nur in angemessener Höhe vereinbart werden und wird einmal jährlich abgerechnet (§ 556 Abs. 2 und 3 BGB).
Mietausfallwagnis: Kalkulationsposten für das Risiko von Ertragsausfällen durch Leerstand oder uneinbringliche Mietrückstände. In der Wirtschaftlichkeitsberechnung des preisgebundenen Wohnraums darf es höchstens 2 % der Erträge betragen (§ 29 II. BV); das verwandte Umlageausfallwagnis für Betriebskosten ist dort ebenfalls auf 2 % begrenzt (§ 25a NMV 1970). Auf Mieter frei finanzierter Wohnungen lässt sich keines von beiden umlegen.
Betriebskostenspiegel: Ein statistischer Vergleichswert für die Höhe der Betriebskosten pro Quadratmeter, hilfreich zur Plausibilitätsprüfung.
CO2-Kostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG): Gesetz, das die Aufteilung der CO2-Kosten aus dem Brennstoffemissionshandel zwischen Vermieter und Mieter regelt.
Energieausweis: Amtliches Dokument, das den energetischen Zustand eines Gebäudes ausweist und bei Vermietung oder Verkauf vorzulegen ist.

Instandhaltung

Instandhaltung: Alle Maßnahmen zur Erhaltung des ordnungsgemäßen, funktionsfähigen Zustands einer Immobilie über die Zeit.
Instandsetzung: Die Reparatur oder Wiederherstellung bereits eingetretener Schäden oder Mängel, abzugrenzen von der vorbeugenden Instandhaltung.
Instandhaltungsrücklage: Die von einer Eigentümergemeinschaft angesparte Rücklage zur Finanzierung künftiger Reparaturen und Modernisierungen. Seit der WEG-Reform 2020 heißt sie im Gesetz Erhaltungsrücklage.
Verkehrssicherungspflicht: Die Pflicht des Eigentümers bzw. Verwalters, von der Immobilie ausgehende Gefahren für Dritte abzuwenden – etwa durch Winterdienst oder Beleuchtung.
Rauchwarnmelderpflicht: Die gesetzliche Pflicht, Wohnräume mit funktionsfähigen Rauchwarnmeldern auszustatten und diese zu warten.

Digitalisierung

Digitales Mieterportal: Ein Online-Zugang für Mieter zu Dokumenten, Nebenkostenabrechnungen, Kommunikation und Schadensmeldungen.
Eigentümerportal: Ein digitales Dashboard, über das Eigentümer jederzeit Einblick in Abrechnungen, Beschlüsse und den Zustand ihres Objekts erhalten.
Digitalisierungsgrad: Kennzahl dafür, wie viele Verwaltungsprozesse eines Bestands digital statt papierbasiert ablaufen.
Digitale Bestandsaufnahme: Die strukturierte, digitale Erfassung eines Objekts bei Übernahme – Mietverhältnisse, Zustand, offene Punkte – als Grundlage für die laufende Verwaltung.

Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet „digitale Hausverwaltung“ bei GreenHaus Verwaltung konkret?+

Alle zentralen Verwaltungsprozesse – Mieteinzug, Nebenkostenabrechnung, Instandhaltungskoordination und Reporting – laufen über digitale Systeme statt über Papier und Aktenordner. Sie erhalten jederzeit Einblick in den aktuellen Stand Ihres Objekts, ohne auf einen Rückruf warten zu müssen.

Werden meine Daten sicher verwaltet?+

Ja. Eigentümer- und Mieterdaten werden verschlüsselt übertragen, ausschließlich für die Verwaltung Ihres Objekts verarbeitet, nach den Vorgaben der DSGVO geschützt und nur den mit Ihrem Objekt betrauten Mitarbeitern zugänglich gemacht.

Sind Kautionen und Rücklagen bei einer digitalen Verwaltung sicher?+

Ja. Mietkautionen und Instandhaltungsrücklagen werden als Sondervermögen treuhänderisch getrennt vom Geschäftsvermögen geführt – im Eigentümer-Dashboard sehen Sie jederzeit den aktuellen Stand.

Wie läuft die Übernahme eines bestehenden Objekts ab?+

Nach einem Erstgespräch folgt eine digitale Bestandsaufnahme: Mietverhältnisse, Zustand und offene Punkte werden strukturiert erfasst. Erst danach beginnt die laufende digitale Verwaltung – so gehen keine Informationen aus der bisherigen Verwaltung verloren.

Habe ich weiterhin einen persönlichen Ansprechpartner?+

Ja. Digitale Prozesse ersetzen Papierkram, nicht den persönlichen Kontakt. Sie haben einen festen Ansprechpartner für alle Fragen rund um Ihr Portfolio.

Was passiert mit Papierunterlagen aus der bisherigen Verwaltung?+

Bestehende Unterlagen werden im Rahmen der digitalen Bestandsaufnahme erfasst und digitalisiert, sodass alle relevanten Dokumente danach zentral und jederzeit auffindbar sind.

Wie schnell reagieren Sie bei Schäden oder Anfragen?+

Über das digitale Mahnwesen und die Instandhaltungskoordination werden Meldungen direkt erfasst und an die zuständigen Handwerker weitergeleitet – ohne Umwege über mehrere Zwischenstationen.

Verwalten Sie auch Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG)?+

Ja, GreenHaus Verwaltung übernimmt sowohl die klassische Mietverwaltung als auch die WEG-Verwaltung inklusive Eigentümerversammlungen, Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen.

Wie läuft die Nebenkostenabrechnung digital ab?+

Kosten und Verteilerschlüssel werden laufend digital erfasst, sodass die jährliche Abrechnung nachvollziehbar und ohne manuelle Fehlerquellen erstellt werden kann.

Was kostet die digitale Hausverwaltung?+

Die Kosten richten sich nach Anzahl der Einheiten, Verwaltungsart und gewünschtem Leistungsumfang. Mit unserem Kostenrechner erhalten Sie eine erste, unverbindliche Einschätzung.

Ab welcher Portfoliogröße lohnt sich der Wechsel?+

Von der Einzelimmobilie bis zum großen Bestand – digitale Verwaltung zahlt sich besonders bei mehreren Einheiten aus, da sich Aufwand pro Objekt deutlich reduziert.

Wie transparent ist das Reporting für Eigentümer?+

Über das Eigentümerportal sehen Sie jederzeit den aktuellen Stand Ihres Objekts – von Zahlungseingängen über offene Instandhaltungsfälle bis zur Jahresabrechnung.

Unterstützen Sie auch bei Fördermitteln?+

Wir prüfen für Sie, welche Förderprogramme – etwa der KfW oder von Bund und Ländern – für energetische Sanierungen oder Digitalisierungsmaßnahmen an Ihrem Objekt infrage kommen können, und begleiten die Antragstellung.

Ihre Frage war nicht dabei?

Schreiben Sie uns – wir beantworten alle Fragen rund um Ihre digitale Hausverwaltung persönlich.

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