Eigentümerversammlung: Einladungsfrist, Ablauf, Beschlussfähigkeit und Mehrheiten

Wozu dient die Eigentümerversammlung?

In der Wohnungseigentümergemeinschaft entscheiden die Eigentümer über die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Angelegenheiten, über die sie durch Beschluss entscheiden können, werden nach § 23 Abs. 1 WEG in einer Versammlung der Wohnungseigentümer geordnet. Dazu gehören der Wirtschaftsplan und die Hausgeld-Vorschüsse, die Jahresabrechnung, Erhaltungsmaßnahmen, bauliche Veränderungen, die Hausordnung sowie Bestellung und Abberufung des Verwalters.

Der Verwalter bereitet die Versammlung vor, lädt ein, leitet sie in der Regel und setzt die Beschlüsse danach um. Was über Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung hinausgeht, darf er ohne Beschluss grundsätzlich nicht entscheiden (§ 27 Abs. 1 WEG). Die Versammlung ist deshalb der Ort, an dem Eigentümer tatsächlich Einfluss nehmen.

Wie oft muss eine Eigentümerversammlung stattfinden?

Mindestens einmal im Jahr – das schreibt § 24 Abs. 1 WEG vor. Diese ordentliche Versammlung findet meist im ersten Halbjahr statt, weil dort die Jahresabrechnung des Vorjahres und häufig der Wirtschaftsplan für das laufende Jahr beschlossen werden.

Eine außerordentliche Versammlung muss der Verwalter einberufen, wenn die Gemeinschaftsordnung das für bestimmte Fälle vorsieht oder wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer es in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangt (§ 24 Abs. 2 WEG). Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, können der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer einladen (§ 24 Abs. 3 WEG).

Einladung: Frist, Form und Tagesordnung

Die Einberufung erfolgt in Textform, also zum Beispiel per Brief, E-Mail oder über ein Eigentümerportal (§ 24 Abs. 4 Satz 1 WEG). Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht nötig. Die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, sofern kein Fall besonderer Dringlichkeit vorliegt (§ 24 Abs. 4 Satz 2 WEG). Es handelt sich um eine Soll-Vorschrift: Eine zu kurze Frist macht Beschlüsse nicht automatisch unwirksam, kann sie aber anfechtbar machen, wenn sich der Fehler auf das Ergebnis ausgewirkt haben kann.

Entscheidend ist die Tagesordnung. Nach § 23 Abs. 2 WEG ist ein Beschluss nur gültig, wenn sein Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet war. Unter „Verschiedenes“ lässt sich deshalb nichts wirksam beschließen. Eigentümer, die ein Thema behandelt wissen wollen, sollten es rechtzeitig vor dem Versand der Einladung beim Verwalter anmelden.

• Ort, Datum und Uhrzeit sowie ggf. die Zugangsdaten für die Online-Teilnahme
• Tagesordnung mit klar bezeichneten Beschlussgegenständen
• Beschlussvorschläge im Wortlaut, wo möglich
• Unterlagen zu wichtigen Punkten: Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Angebote für Maßnahmen
• Hinweis auf Vertretung und ein Vollmachtsformular

Wann ist die Eigentümerversammlung beschlussfähig?

Immer. Das bis 2020 geltende Quorum – mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile musste vertreten sein, sonst war eine Wiederholungsversammlung nötig – hat das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) abgeschafft. Das geltende WEG enthält keine Regel zur Beschlussfähigkeit mehr; seit dem 1. Dezember 2020 kann jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung Beschlüsse fassen, auch wenn nur wenige Eigentümer erscheinen.

Für die Eigentümer heißt das: Wer nicht kommt und sich nicht vertreten lässt, überlässt die Entscheidung den Anwesenden. Vertreten lassen kann man sich mit einer Vollmacht, die nach § 25 Abs. 3 WEG der Textform bedarf. Ein Original mit Unterschrift ist dafür nicht erforderlich; eine E-Mail oder ein Scan reicht, sofern die Gemeinschaftsordnung nichts Strengeres wirksam regelt.

Welche Mehrheit braucht welcher Beschluss?

Grundsatz ist die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Enthaltungen zählen nicht mit. Gezählt wird nach dem Kopfprinzip: Jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme, auch wenn ihm mehrere Wohnungen gehören; gemeinsame Eigentümer einer Wohnung stimmen einheitlich (§ 25 Abs. 2 WEG). Die Gemeinschaftsordnung kann ein anderes Stimmprinzip vorsehen, etwa nach Miteigentumsanteilen.

Stimmverbot: Ein Eigentümer darf nicht mitstimmen, wenn es um ein Rechtsgeschäft mit ihm oder einen Rechtsstreit gegen ihn geht (§ 25 Abs. 4 WEG) – etwa wenn die Gemeinschaft einen Auftrag an seinen eigenen Handwerksbetrieb vergeben will.

Präsenz, hybrid oder virtuell?

Die klassische Form ist die Präsenzversammlung. Seit 2020 können die Eigentümer mit einfacher Mehrheit beschließen, dass Eigentümer auch online teilnehmen und abstimmen dürfen (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG) – die hybride Versammlung. Seit dem 17. Oktober 2024 erlaubt § 23 Abs. 1a WEG zusätzlich rein virtuelle Versammlungen ohne Versammlungsort. Dafür braucht es einen Beschluss mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen; er gilt für längstens drei Jahre, und die virtuelle Versammlung muss bei Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein. Übergangsregel: Wird ein solcher Beschluss vor dem 1. Januar 2028 gefasst, ist bis einschließlich 2028 trotzdem mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung durchzuführen, sofern die Eigentümer nicht einstimmig darauf verzichten (§ 48 Abs. 6 WEG).

Beschlüsse ganz ohne Versammlung sind ebenfalls möglich, aber nur im Umlaufverfahren mit Zustimmung aller Eigentümer in Textform (§ 23 Abs. 3 Satz 1 WEG). Für einen einzelnen Gegenstand können die Eigentümer vorab beschließen, dass im Umlaufverfahren die Mehrheit genügt (§ 23 Abs. 3 Satz 2 WEG).

Ablauf, Protokoll und Anfechtung

Beispiel für einen typischen Ablauf: Der Verwalter eröffnet als Vorsitzender (§ 24 Abs. 5 WEG), stellt die ordnungsgemäße Einladung fest und ruft die Tagesordnungspunkte nacheinander auf. Zu jedem Punkt wird diskutiert, abgestimmt und das Ergebnis verkündet. Erst mit der Verkündung ist ein Beschluss zustande gekommen.

Über die Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen. Sie wird vom Vorsitzenden, einem Wohnungseigentümer und – falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist – von dessen Vorsitzendem oder Vertreter unterschrieben (§ 24 Abs. 6 WEG). Zusätzlich trägt der Verwalter jeden Beschluss in die Beschluss-Sammlung ein (§ 24 Abs. 7 und 8 WEG).

Wer einen Beschluss für fehlerhaft hält, muss schnell sein: Die Anfechtungsklage ist innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung zu erheben und innerhalb von zwei Monaten zu begründen (§ 45 WEG). Sie richtet sich gegen die Gemeinschaft, nicht gegen die anderen Eigentümer (§ 44 Abs. 2 WEG). Ein Protokoll, das erst nach Wochen kommt, verkürzt diese Zeit faktisch – ein Grund, auf schnelle Niederschriften zu achten.

Rechenbeispiel Frist: Versammlung am 12. März – die Klage muss bis 12. April eingereicht, die Begründung bis 12. Mai nachgereicht werden. Fällt das Fristende auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt es sich auf den nächsten Werktag.

Eigentümerversammlungen digital organisieren

Gute Versammlungen sind kurz, gut vorbereitet und hinterlassen ein Protokoll, das alle kurz danach in den Händen halten. Bei der GreenHaus WEG-Verwaltung (32 € netto je Einheit und Monat, zzgl. USt.) laufen Einladung, Unterlagen und Niederschrift über das Online-Dashboard; hat die Gemeinschaft es beschlossen, führen wir Versammlungen auch hybrid oder online durch. Welche weiteren Pflichten der Verwalter rund um die Versammlung hat, erklärt der Ratgeber zu den Aufgaben des WEG-Verwalters.