Jahresabrechnung WEG: Frist, Inhalt, Prüfung und Abrechnungsspitze

Was ist die WEG-Jahresabrechnung?

Das Hausgeld, das jeder Wohnungseigentümer zahlt, ist eine Vorauszahlung auf den Wirtschaftsplan. Nach Ablauf des Kalenderjahres stellt der Verwalter diesen Vorschüssen die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben gegenüber – das ist die Jahresabrechnung nach § 28 Abs. 2 WEG. Sie zeigt, ob ein Eigentümer zu viel oder zu wenig gezahlt hat.

Seit der WEG-Reform (WEMoG, in Kraft seit 1. Dezember 2020) ist die Jahresabrechnung selbst kein Beschlussgegenstand mehr. Beschlossen wird nur noch die sogenannte Abrechnungsspitze: die Differenz zwischen den im Wirtschaftsplan geschuldeten Vorschüssen und dem tatsächlichen Kostenanteil. Die Abrechnung ist die Berechnungsgrundlage, der Beschluss betrifft Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse.

Aufgestellt wird die Abrechnung vom Verwalter. Fehlt ein Verwalter, muss die Gemeinschaft die Erstellung anderweitig organisieren. Der Anspruch jedes Eigentümers richtet sich gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE), die ihn an den Verwalter weitergibt.

Bis wann muss die Jahresabrechnung vorliegen?

Ein konkretes Datum für die Vorlage der Jahresabrechnung nennt das Wohnungseigentumsgesetz nicht. Fest steht nur: Über die Abrechnungsspitze müssen die Eigentümer nach § 28 Abs. 2 WEG nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen – spätestens bis zum Ende des Folgejahres. Für das Abrechnungsjahr 2025 muss der Beschluss also bis zum 31. Dezember 2026 gefasst sein.

Die Rechtsprechung orientiert sich für die Erstellung an einer angemessenen Frist; verbreitet gelten drei bis sechs Monate nach Ende des Wirtschaftsjahres als Richtwert, bei größeren Gemeinschaften eher sechs Monate. Praktisch muss die Abrechnung so rechtzeitig fertig sein, dass sie mit der Einladung zur Eigentümerversammlung verschickt werden kann – und die Einladung hat eine Soll-Frist von drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG).

Legt der Verwalter die Abrechnung nicht vor, können einzelne Eigentümer ihren Anspruch auf Erstellung und Vorlage notfalls gerichtlich durchsetzen. Ein wiederholt säumiger Verwalter riskiert die Abberufung aus wichtigem Grund.

Nicht verwechseln: Die Drei-Wochen-Frist betrifft die Einladung zur Versammlung, nicht die Abrechnung selbst. Und die 12-Monats-Frist des § 556 Abs. 3 BGB gilt für die Betriebskostenabrechnung des Vermieters gegenüber dem Mieter – unabhängig davon, wann die WEG beschließt.

Was muss in der Jahresabrechnung stehen?

Eine ordnungsmäßige Jahresabrechnung besteht aus mehreren Teilen. Herzstück ist die Gesamtabrechnung aller Einnahmen und Ausgaben, ergänzt um die Einzelabrechnung für jede Wohnung nach dem geltenden Verteilerschlüssel. Grundlage ist das Zuflussprinzip: Abgebildet wird, was im Kalenderjahr tatsächlich geflossen ist, nicht, was wirtschaftlich in das Jahr gehört (§ 28 Abs. 2 WEG).

Hinzu kommen die Darstellung der Kontenstände zu Jahresbeginn und -ende sowie die Entwicklung der Erhaltungsrücklage. Seit der Reform gehört außerdem der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG dazu: Er weist den Stand der Rücklagen und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens aus und ist jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen.

Was ist die Abrechnungsspitze – und wie wird sie berechnet?

Die Abrechnungsspitze ist die Differenz zwischen den Vorschüssen, die ein Eigentümer laut Wirtschaftsplan für das Jahr schuldete, und seinem tatsächlichen Kostenanteil laut Einzelabrechnung. Nur über diese Spitze – also über Nachschüsse oder angepasste Vorschüsse – wird abgestimmt. Ob ein Eigentümer seine Vorschüsse wirklich gezahlt hat, spielt dabei keine Rolle; das ist eine Frage des Zahlungseinzugs, nicht des Beschlusses.

Beispiel: Für eine Wohnung sieht der Wirtschaftsplan 300 € Hausgeld im Monat vor, also 3.600 € Soll-Vorschuss im Jahr. Die Einzelabrechnung weist einen tatsächlichen Kostenanteil von 3.950 € aus. Die Abrechnungsspitze beträgt damit 350 € – diese Nachzahlung wird beschlossen. Läge der tatsächliche Anteil bei 3.400 €, ergäbe sich eine Gutschrift von 200 €.

Die Zahlen sind ein Rechenbeispiel, kein Durchschnittswert. Wie hoch Vorschuss und Kostenanteil ausfallen, hängt vom Wirtschaftsplan, vom Verteilerschlüssel und von den tatsächlichen Kosten der Anlage ab.

Jahresabrechnung prüfen: Checkliste für Eigentümer und Beirat

Der Verwaltungsbeirat soll die Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung prüfen (§ 29 Abs. 2 WEG). Aber auch jeder einzelne Eigentümer sollte sie durchgehen, bevor er in der Versammlung zustimmt. Diese Punkte lohnen einen genauen Blick:

• Stimmen die Kontenstände zu Jahresbeginn und -ende mit den Bankbelegen überein?
• Ist der richtige Verteilerschlüssel verwendet (MEA oder beschlossener Sonderschlüssel nach § 16 Abs. 2 WEG)?
• Sind Heiz- und Warmwasserkosten zu mindestens 50 Prozent nach Verbrauch verteilt (§ 7 HeizkostenV)?
• Ist die Entwicklung der Erhaltungsrücklage nachvollziehbar – Zuführungen und Entnahmen?
• Liegt der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG vor?
• Werden umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten getrennt ausgewiesen, damit Vermieter ihre Betriebskostenabrechnung erstellen können?

Wer Belege einsehen will, hat ein Einsichtsrecht. Fordern Sie fehlende Belege rechtzeitig vor der Versammlung an – nach dem Beschluss ist eine Korrektur nur noch über eine Anfechtung möglich.

Jahresabrechnung, Mieter und Steuer

Für Vermieter ist die Einzelabrechnung die Grundlage der Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter. Wegen des Zuflussprinzips lässt sich die WEG-Abrechnung aber nicht unverändert übernehmen: Umlagefähig sind nur die Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung, und die Abrechnung gegenüber dem Mieter muss innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen (§ 556 Abs. 3 BGB).

Steuerlich gehören die gezahlten Beträge bei vermieteten Wohnungen zu den Werbungskosten – mit einer Ausnahme: Zuführungen zur Erhaltungsrücklage sind erst dann abziehbar, wenn die Gemeinschaft das Geld tatsächlich für Erhaltungsmaßnahmen ausgibt. Der Bundesfinanzhof hat das mit Urteil vom 14. Januar 2025 (IX R 19/24) auch für das neue WEG-Recht bestätigt. Selbstnutzer können über § 35a EStG 20 Prozent der Arbeitskosten haushaltsnaher Dienstleistungen und Handwerkerleistungen geltend machen, die die Abrechnung ausweist.

Fehlerhafte Abrechnung: anfechten oder korrigieren?

Formale Mängel der Abrechnung allein begründen keine erfolgreiche Anfechtung mehr, weil nur die Abrechnungsspitze beschlossen wird. Angreifbar ist der Beschluss vor allem, wenn ein falscher Verteilerschlüssel verwendet wurde oder Einnahmen und Ausgaben nicht vollständig dargestellt sind – also die Spitze rechnerisch falsch ist.

Die Fristen sind kurz: Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 45 WEG). Beispiel: Wird am 15. Mai beschlossen, läuft die Klagefrist bis zum 15. Juni, die Begründungsfrist bis zum 15. Juli. Wer die Frist versäumt, muss den Beschluss grundsätzlich gegen sich gelten lassen. Kleinere Fehler lassen sich oft einfacher über eine berichtigte Abrechnung und einen neuen Beschluss lösen.

Jahresabrechnung transparent erstellen lassen

Eine gute Jahresabrechnung erklärt jede Position und trennt umlagefähige von nicht umlagefähigen Kosten sauber. Bei der GreenHaus WEG-Verwaltung (32 € netto je Einheit und Monat, zzgl. USt.) sehen Eigentümer und Beirat Kontostände, Belege und die Entwicklung der Erhaltungsrücklage laufend im Online-Dashboard; die Abrechnung und der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG werden rechtzeitig vor der Versammlung bereitgestellt. Wie sich die Verwalterkosten im Hausgeld verteilen, zeigt der Ratgeber zu den WEG-Verwaltungskosten; einen Gesamtüberblick über die Kosten einer Hausverwaltung finden Sie im Kostenratgeber.