Erhaltungsrücklage: Wie hoch sie sein sollte und wie sie besteuert wird

Was ist die Erhaltungsrücklage?

Die Erhaltungsrücklage ist ein angesparter Geldtopf der Eigentümergemeinschaft für größere Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum – etwa ein neues Dach, die Fassade oder die Heizungsanlage. Seit der WEG-Reform 2020 ist „Erhaltungsrücklage“ der gesetzliche Begriff; die frühere Bezeichnung „Instandhaltungsrücklage“ meint dasselbe.

Die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG). Jeder Eigentümer zahlt seinen Anteil über das Hausgeld ein, zusammen mit den Vorschüssen auf die laufenden Kosten. Die Rücklage ist Vermögen der Gemeinschaft (GdWE), nicht des einzelnen Eigentümers; ihren Stand weist der jährliche Vermögensbericht aus (§ 28 Abs. 4 WEG).

Eine gut gefüllte Rücklage schützt vor bösen Überraschungen: Reicht sie für eine anstehende Maßnahme nicht aus, müssen die Eigentümer eine Sonderumlage beschließen – oft kurzfristig und in vier- bis fünfstelliger Höhe je Wohnung.

Wie hoch sollte die Erhaltungsrücklage sein?

Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt keine feste Mindesthöhe vor – die Rücklage muss nur „angemessen“ sein. Über die konkrete Höhe entscheidet die Eigentümerversammlung mit Mehrheitsbeschluss im Rahmen des Wirtschaftsplans. Angemessen ist, was Alter, Zustand und Ausstattung des Gebäudes sowie den absehbaren Erhaltungsbedarf berücksichtigt.

Als Orientierung dienen zwei verbreitete Ansätze. Erstens die Staffelsätze aus § 28 Abs. 2 der Zweiten Berechnungsverordnung (II. BV): Diese Beträge sind zwar für den preisgebundenen Wohnungsbau gedacht, werden aber häufig als Richtwert herangezogen. Zweitens die sogenannte Peterssche Formel als Faustregel, die vom Herstellungswert ausgeht.

Die Sätze der II. BV sind Höchstbeträge aus dem Wohnungsbaurecht und keine verbindliche Vorgabe für eine normale WEG. Für einen Aufzug kommt nach der Verordnung ein Zuschlag hinzu. Nutzen Sie die Werte als groben Anhalt, nicht als Pflichtgröße.

Rechenbeispiel: Rücklage für ein Mehrfamilienhaus

Beispiel: Ein 1998 bezugsfertiges Haus (also älter als 22 Jahre) hat 900 m² Wohnfläche im Gemeinschaftseigentum. Nach dem mittleren Richtwert der II. BV von 9,00 € je m² und Jahr ergibt sich eine jährliche Zuführung von 900 × 9,00 € = 8.100 €. Verteilt auf zwölf Monate sind das 675 € im Monat für die ganze Gemeinschaft, die nach Miteigentumsanteilen auf die Eigentümer umgelegt werden.

Zum Vergleich die Peterssche Formel als Faustregel: Sie veranschlagt über 80 Jahre das 1,5-Fache der Herstellungskosten je Quadratmeter für die Instandhaltung. Bei angenommenen 2.000 € Herstellungskosten je m² wären das (2.000 € × 1,5) ÷ 80 = 37,50 € je m² und Jahr für das gesamte Gebäude; da nur das Gemeinschaftseigentum über die Rücklage finanziert wird, rechnet man davon üblicherweise rund 65 bis 70 Prozent. Beide Wege liefern nur Anhaltspunkte – maßgeblich ist der tatsächliche Zustand und ein Instandhaltungsfahrplan.

Die Beträge sind Rechenbeispiele, keine Durchschnittswerte und keine Empfehlung für Ihr Objekt. Grundlage sollte immer ein konkreter Erhaltungsplan mit den anstehenden Maßnahmen und ihren geschätzten Kosten sein.

Wie wird die Rücklage angespart und verwaltet?

Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage wird im Wirtschaftsplan ausgewiesen und mit den übrigen Vorschüssen beschlossen (§ 28 Abs. 1 WEG). Der Verwalter zieht sie als Teil des Hausgelds ein. Entnahmen für konkrete Maßnahmen brauchen in der Regel einen Beschluss der Eigentümerversammlung.

Das Geld der Rücklage ist getrennt vom übrigen Vermögen zu führen und sollte sicher und möglichst getrennt angelegt werden – etwa auf einem separaten Tages- oder Festgeldkonto der Gemeinschaft. Zinserträge aus der Anlage gehören zu den Einkünften aus Kapitalvermögen der Eigentümer (§ 20 Abs. 1 Nr. 7 EStG). Die Entwicklung der Rücklage – Anfangsstand, Zuführungen, Entnahmen, Endstand – gehört in die Jahresabrechnung und den Vermögensbericht.

Erhaltungsrücklage beim Wohnungsverkauf

Verkauft ein Eigentümer seine Wohnung, bleibt sein Anteil an der Erhaltungsrücklage bei der Gemeinschaft – er wird nicht an den Verkäufer ausgezahlt, sondern geht rechnerisch auf den Käufer über. In Kaufverträgen wird der Rücklagenanteil häufig ausgewiesen, ändert am Verbleib in der Gemeinschaft aber nichts.

Steuerlich ist das für Käufer relevant: Der im Kaufpreis enthaltene Anteil an der angesammelten Erhaltungsrücklage gehört nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht zu den Anschaffungskosten der Wohnung. Er mindert damit auch nicht die Bemessungsgrundlage der Grunderwerbsteuer in der Höhe, in der er sauber ausgewiesen ist – ein Punkt, den Käufer mit ihrem Steuerberater klären sollten.

Ist die Erhaltungsrücklage steuerlich absetzbar?

Bei vermieteten Wohnungen sind die Einzahlungen in die Erhaltungsrücklage noch keine Werbungskosten. Abziehbar werden sie erst, wenn die Gemeinschaft das angesparte Geld tatsächlich für Erhaltungsmaßnahmen verausgabt. Der Bundesfinanzhof hat das mit Urteil vom 14. Januar 2025 (IX R 19/24) ausdrücklich auch für die Rechtslage nach der WEG-Reform bestätigt: Maßgeblich ist der Abfluss aus der Rücklage, nicht die Einzahlung.

Selbstnutzer können bei verausgabten Maßnahmen die Steuerermäßigung nach § 35a EStG nutzen – 20 Prozent der Arbeitskosten von Handwerkerleistungen, höchstens 1.200 € im Jahr. Die anteiligen Beträge weist der Verwalter in der Jahresabrechnung oder einer gesonderten Bescheinigung aus. Einen Überblick über die steuerliche Behandlung des gesamten Hausgelds gibt der Ratgeber zum Hausgeld.

Rücklage richtig planen lassen

Eine angemessene Erhaltungsrücklage ist kein Zufall, sondern Ergebnis eines realistischen Erhaltungsplans. Bei der GreenHaus WEG-Verwaltung (32 € netto je Einheit und Monat, zzgl. USt.) wird die Rücklage auf einem getrennten Konto geführt; Eigentümer und Beirat sehen Stand, Zuführungen und Entnahmen jederzeit im Online-Dashboard, und die Koordination der Erhaltungsmaßnahmen ist in der Vergütung enthalten. So lässt sich frühzeitig erkennen, ob die Rücklage für die nächsten Maßnahmen reicht oder eine Anpassung sinnvoll ist. Wie sich die Rücklage in die Jahresabrechnung einfügt, zeigt der Ratgeber zur WEG-Jahresabrechnung.