Mietverwaltung Kosten: Pauschale oder Prozent der Miete – was ist günstiger?

Was eine Mietverwaltung leistet – und wofür Sie bezahlen

Die Mietverwaltung betreut Mietverhältnisse im Auftrag des Eigentümers: Sie zieht Mieten ein, überwacht Zahlungseingänge, mahnt, erstellt die Betriebskostenabrechnung, kommuniziert mit Mietern und koordiniert Reparaturen. Sie richtet sich an Eigentümer ganzer Mehrfamilienhäuser ebenso wie an Vermieter einzelner Eigentumswohnungen. Bei Letzteren spricht man meist von Sondereigentumsverwaltung, weil die Wohnung zusätzlich in einer Eigentümergemeinschaft mit eigenem WEG-Verwalter liegt.

Wer gewerblich Mietverhältnisse über Wohnräume für Dritte verwaltet, braucht nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO eine Erlaubnis als Wohnimmobilienverwalter und muss sich nach § 34c Abs. 2a GewO innerhalb von drei Kalenderjahren 20 Stunden weiterbilden. Lassen Sie sich die Erlaubnis vor Vertragsschluss zeigen – sie ist die Mindestanforderung, kein Qualitätsmerkmal.

Was kostet eine Mietverwaltung im Durchschnitt?

Nach dem Branchenbarometer 2026 des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland (VDIV) stieg die durchschnittliche Vergütung in der Mietverwaltung 2025 um 3,4 Prozent auf 30,19 € je Einheit und Monat. Die Verwalterentgeltstudie 2026 des Center for Real Estate Studies (CRES), erstellt im Auftrag von BVI und IVD, nennt für Neuverträge in der Mietverwaltung Basissätze zwischen 29,75 € und 41,65 € brutto je Einheit und Monat.

Für eine einzelne vermietete Eigentumswohnung, deren Gemeinschaft vom selben Unternehmen verwaltet wird, beziffert dieselbe Studie die Sondereigentumsverwaltung auf knapp 42 € brutto je Einheit und Monat. Wie bei der WEG-Verwaltung gilt: Je kleiner der Bestand, desto höher der Preis je Einheit, weil Buchhaltung, Abrechnung und Kommunikation einen festen Grundaufwand verursachen.

Pauschale oder Prozent der Nettokaltmiete?

Neben der Pauschale je Einheit gibt es Angebote, die einen Prozentsatz der eingenommenen Nettokaltmiete berechnen. Auf den ersten Blick wirkt das fair, weil der Verwalter nur an tatsächlich gezahlten Mieten verdient. Der Haken: Die Vergütung steigt mit jeder Mieterhöhung und jeder Neuvermietung zu höherer Miete automatisch mit, obwohl sich der Verwaltungsaufwand nicht ändert. In teuren Lagen und bei großen Wohnungen zahlen Sie für dieselbe Arbeit mehr als in günstigen Lagen.

Die Pauschale ist dagegen planbar und leicht zu vergleichen: Einheiten mal Preis ergibt die Monatskosten. Für Eigentümer mit mehreren Objekten oder steigenden Mieten ist sie in aller Regel das transparentere Modell. Ein Prozentmodell kann bei sehr niedrigen Mieten günstiger sein – rechnen Sie beide Varianten mit Ihren echten Zahlen durch.

Rechenbeispiel: 12 Wohnungen, zwei Modelle

Beispiel: Ein Mehrfamilienhaus mit 12 Wohnungen und einer Nettokaltmiete von durchschnittlich 750 € je Wohnung. Ein angenommenes Prozentangebot von 6 Prozent kostet 12 × 45 € = 540 € im Monat. Die GreenHaus Mietverwaltung kostet 12 × 29 € = 348 € netto im Monat, also 4.176 € netto im Jahr – Instandhaltungskoordination inklusive.

Steigen die Mieten nach einigen Jahren um 10 Prozent auf 825 €, kostet das Prozentmodell 12 × 49,50 € = 594 € im Monat. Die Pauschale bleibt bei 348 € netto. Der Prozentsatz von 6 Prozent ist hier nur eine Rechenannahme, kein Marktdurchschnitt; setzen Sie den Wert aus Ihrem konkreten Angebot ein.

Neuvermietung und andere Sonderleistungen

Der größte Kostenblock außerhalb der Grundvergütung ist meist der Mieterwechsel. Wohnungsabnahme, Übergabe mit Protokoll, Abrechnung der Kaution, Inserat, Besichtigungen und Mieterauswahl berechnen viele Verwalter je Vorgang oder als Bruchteil einer Monatsmiete. Wichtig für Vermieter: Beauftragen Sie einen Makler mit der Suche, zahlen Sie ihn nach dem Bestellerprinzip selbst. § 2 Abs. 1a des Wohnungsvermittlungsgesetzes verbietet es, vom Wohnungsuchenden ein Entgelt zu verlangen, wenn der Auftrag vom Vermieter kam.

Prüfen Sie im Vertrag außerdem, wie folgende Leistungen geregelt sind:

• Mieterhöhungsverlangen nach Mietspiegel oder Indexanpassungen
• Gerichtliches Mahnverfahren, Räumungsklage und Zwangsvollstreckung
• Betreuung größerer Modernisierungen inklusive Modernisierungsankündigung
• Anlage und Verwaltung der Mietkaution getrennt vom eigenen Vermögen (§ 551 Abs. 3 BGB)
• Steuerunterlagen für die Anlage V und Bescheinigungen für Mieter
• Kopien, Porto und Fahrtkosten

Lassen Sie sich vorab eine vollständige Liste aller Zusatzpositionen mit Preis geben und rechnen Sie mit der Zahl der Mieterwechsel, die in Ihrem Bestand pro Jahr realistisch ist.

Kann man die Kosten der Mietverwaltung auf Mieter umlegen?

Bei Wohnraum nicht. § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV nimmt die Kosten der Verwaltung ausdrücklich von den Betriebskosten aus – dazu gehören die Kosten der für die Verwaltung erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht und der Geschäftsführung. Eine Klausel im Wohnraummietvertrag, die Verwaltungskosten trotzdem umlegt, ist insoweit unwirksam.

Bei Gewerbemietverträgen ist eine Umlage von Verwaltungskosten grundsätzlich vertraglich vereinbar, wenn sie klar und transparent formuliert ist. In gemischt genutzten Häusern muss der Verwalter die Kosten deshalb sauber nach Wohn- und Gewerbeeinheiten trennen.

Sind die Kosten der Mietverwaltung steuerlich absetzbar?

Ja, in aller Regel. Die Vergütung der Mietverwaltung dient der Erzielung von Mieteinnahmen und ist bei Privatvermietern als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung abziehbar; abziehbar ist der gezahlte Betrag einschließlich Umsatzsteuer, weil Vermieter von Wohnraum in der Regel nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Gehört die Immobilie zum Betriebsvermögen eines Unternehmens, sind die Kosten Betriebsausgaben.

GreenHaus Verwaltung richtet sich an gewerbliche Auftraggeber und weist deshalb alle Preise netto aus: Mietverwaltung 29 € je Einheit und Monat zzgl. USt., ohne Aufpreis für die Koordination von Reparaturen und Handwerkern. Den Monats- und Jahrespreis für Ihren Bestand zeigt der Kostenrechner ohne Kontaktformular an.