Aufgaben des WEG-Verwalters: Was das Wohnungseigentumsgesetz vorschreibt

Die Rolle des Verwalters seit der WEG-Reform

Mit dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) hat sich die Rolle des Verwalters zum 1. Dezember 2020 grundlegend geändert. Träger der Verwaltung ist heute die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer selbst (§ 18 Abs. 1 WEG). Der Verwalter ist ihr Organ: Er handelt für die Gemeinschaft und vertritt sie nach § 9b Abs. 1 WEG gerichtlich und außergerichtlich. Nur für Grundstückskauf- und Darlehensverträge braucht er zusätzlich einen Beschluss der Eigentümer.

Das Gesetz zählt die Aufgaben nicht mehr in einem langen Katalog auf, sondern regelt die Befugnisse allgemein und ergänzt sie um konkrete Pflichten in einzelnen Vorschriften. Was der Verwalter im Detail tut, ergibt sich deshalb aus dem Gesetz, den Beschlüssen der Gemeinschaft und dem Verwaltervertrag.

§ 27 WEG: Was der Verwalter allein entscheiden darf

Nach § 27 Abs. 1 WEG ist der Verwalter berechtigt und verpflichtet, Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die entweder untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. Typische Beispiele sind kleinere Reparaturen, der Austausch eines defekten Leuchtmittels im Treppenhaus, die Beauftragung des Winterdienstes im Rahmen bestehender Verträge oder ein Notdienst bei einem Rohrbruch.

Was als untergeordnet gilt, hängt von der Größe und Finanzkraft der Gemeinschaft ab. Deshalb erlaubt § 27 Abs. 2 WEG den Eigentümern, die Befugnisse des Verwalters durch Beschluss einzuschränken oder zu erweitern – etwa durch eine Wertgrenze je Auftrag oder pro Jahr. Eine solche Regel schafft Klarheit für beide Seiten und beschleunigt Entscheidungen im Alltag.

Für größere Maßnahmen – etwa eine Dachsanierung, den Austausch der Heizung oder eine Fassadendämmung – bereitet der Verwalter die Entscheidung vor, holt Vergleichsangebote ein und legt sie der Eigentümerversammlung zur Beschlussfassung vor. Nach dem Beschluss setzt er die Maßnahme um, überwacht Termine und Kosten und informiert die Eigentümer über den Fortschritt.

Praxis-Tipp: Legen Sie per Beschluss fest, bis zu welchem Betrag der Verwalter Aufträge ohne Rückfrage vergeben darf und ab wann der Verwaltungsbeirat einzubinden ist.

§ 28 WEG: Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht

Das finanzielle Herzstück der Verwaltung regelt § 28 WEG. Die Eigentümer beschließen über die Vorschüsse (das Hausgeld) und die Rücklagen, der Verwalter liefert dafür die Grundlagen. Seit der Reform beschließen die Eigentümer nicht mehr über das gesamte Rechenwerk, sondern über die Zahlungsbeträge: die Vorschüsse im Wirtschaftsplan und die Nachschüsse oder Anpassungen auf Grundlage der Jahresabrechnung.

Eine feste gesetzliche Frist für die Jahresabrechnung nennt das WEG nicht. Viele Verwalterverträge legen deshalb einen Termin im Folgejahr fest. Für vermietende Eigentümer ist eine zügige Abrechnung wichtig, weil sie ihren Mietern innerhalb der Frist des § 556 Abs. 3 BGB abrechnen müssen.

§ 24 WEG: Eigentümerversammlung, Protokoll und Beschluss-Sammlung

Der Verwalter muss die Eigentümerversammlung mindestens einmal im Jahr einberufen (§ 24 Abs. 1 WEG). Zusätzlich ist er dazu verpflichtet, wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer dies in Textform unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangt. Die Einladung erfolgt in Textform, die Einberufungsfrist soll außer in besonders dringenden Fällen mindestens drei Wochen betragen (§ 24 Abs. 4 WEG). Den Vorsitz führt grundsätzlich der Verwalter.

Über die gefassten Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen. Außerdem führt der Verwalter die Beschluss-Sammlung: eine fortlaufend nummerierte Sammlung aller Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen. Jeder Eigentümer kann sie einsehen. Fehlt sie oder ist sie lückenhaft, ist das häufig ein Hinweis auf grundsätzliche Organisationsmängel in der Verwaltung. Für Käufer einer Wohnung und für einen späteren Verwalterwechsel ist sie eines der wichtigsten Dokumente der Gemeinschaft.

Weitere Aufgaben im Verwalteralltag

Neben den ausdrücklich geregelten Pflichten übernimmt der Verwalter eine Vielzahl laufender Tätigkeiten, die sich aus der ordnungsmäßigen Verwaltung und dem Verwaltervertrag ergeben:

• Einzug des Hausgelds, Überwachung der Zahlungseingänge und Mahnwesen gegenüber säumigen Eigentümern
• Führung der Konten der Gemeinschaft, getrennt vom eigenen Vermögen des Verwalters
• Verwaltung der Erhaltungsrücklage nach den Beschlüssen der Gemeinschaft
• Erhaltung des Gemeinschaftseigentums: Begehungen, Wartungsverträge, Angebote und Auftragsvergabe
• Verkehrssicherung, Versicherungen und Schadensabwicklung
• Umsetzung der Beschlüsse der Eigentümerversammlung
• Bereitstellung der Verwaltungsunterlagen zur Einsicht für jeden Eigentümer (§ 18 Abs. 4 WEG)

Anforderungen an den Verwalter

Wer gewerblich Wohnungseigentum verwaltet, braucht eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 GewO und muss sich innerhalb von drei Kalenderjahren 20 Stunden weiterbilden. Zusätzlich kann jeder Eigentümer seit dem 1. Dezember 2023 grundsätzlich verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG bestellt wird (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Die Zertifizierung erfolgt über eine Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer oder einen gleichgestellten Abschluss.

Unterstützt und kontrolliert wird der Verwalter vom Verwaltungsbeirat, sofern die Gemeinschaft einen bestellt hat. Der Beirat prüft unter anderem Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, bevor die Eigentümer darüber beschließen, und vertritt die Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter. Eine gute Zusammenarbeit setzt voraus, dass der Verwalter dem Beirat Unterlagen, Kontoauszüge und Belege ohne Umwege zugänglich macht. Für Eigentümer lohnt es sich daher, bei der Auswahl eines Verwalters nicht nur auf den Preis zu schauen, sondern auch darauf, wie Informationen geteilt werden und wie schnell Rückfragen beantwortet werden.

So arbeitet die GreenHaus WEG-Verwaltung

Wir übernehmen alle gesetzlichen Aufgaben des WEG-Verwalters zu 32 € netto je Einheit und Monat. Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht, Protokolle und Beschluss-Sammlung stehen Eigentümern und Beirat jederzeit im Online-Dashboard zur Verfügung – zusammen mit Kontoständen, offenen Vorgängen und Belegen. Ein fester Ansprechpartner beantwortet Anfragen innerhalb von 24 Stunden.