Hausverwaltung wechseln: Ablauf, Fristen und Checkliste für WEG und Mietverwaltung

Wann sich ein Wechsel der Hausverwaltung lohnt

Die meisten Eigentümer wechseln nicht wegen des Preises, sondern wegen fehlender Erreichbarkeit, verspäteter Abrechnungen oder mangelnder Transparenz. Typische Warnsignale sind unbeantwortete Anfragen über Wochen, Jahresabrechnungen, die erst kurz vor Fristende oder gar nicht vorliegen, unklare Kontostände der Erhaltungsrücklage und Reparaturen, die ohne Rückmeldung liegen bleiben.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen zwei Vertragsverhältnissen: Die WEG-Verwaltung betreut das gemeinschaftliche Eigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft, die Mietverwaltung die Mietverhältnisse eines oder mehrerer Eigentümer. Für beide gelten unterschiedliche Regeln, wenn Sie die Verwaltung wechseln wollen.

Bevor Sie wechseln, lohnt sich eine nüchterne Bestandsaufnahme: Welche Probleme gab es konkret, seit wann, und wurden sie der Verwaltung schriftlich mitgeteilt? Eine solche Liste hilft doppelt. Sie dient in der Eigentümerversammlung als sachliche Begründung für den Wechsel, und sie zeigt Ihnen, worauf Sie bei der neuen Verwaltung achten müssen – etwa feste Reaktionszeiten, regelmäßige Berichte oder einen jederzeit einsehbaren Kontostand.

WEG-Verwaltung: Abberufung jederzeit möglich

Mit dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG), in Kraft seit dem 1. Dezember 2020, wurde der Verwalterwechsel deutlich vereinfacht. Nach § 26 Abs. 3 WEG kann der Verwalter jederzeit abberufen werden – ein wichtiger Grund ist nicht mehr erforderlich. Über die Abberufung beschließen die Wohnungseigentümer nach § 26 Abs. 1 WEG; es genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen nach § 25 Abs. 1 WEG.

Der Verwaltervertrag ist von der Abberufung zu unterscheiden. Er endet nach § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Enthält der Vertrag eine kürzere Frist oder endet er ohnehin früher, gilt das frühere Datum. Die Gemeinschaft muss also höchstens ein halbes Jahr Vergütung weiterzahlen, obwohl der alte Verwalter nicht mehr im Amt ist. Ob und in welcher Höhe in diesem Zeitraum tatsächlich noch Vergütung anfällt, hängt von den Regelungen im Vertrag ab.

Gleichzeitig mit der Abberufung sollte die neue Verwaltung bestellt werden, damit die Gemeinschaft handlungsfähig bleibt. Ohne Verwalter vertreten die Wohnungseigentümer die Gemeinschaft nach § 9b WEG gemeinschaftlich – im Alltag kaum praktikabel. Die Bestellung erfolgt nach § 26 Abs. 2 WEG für höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums für höchstens drei Jahre.

Jeder Eigentümer kann nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG grundsätzlich die Bestellung eines zertifizierten Verwalters (§ 26a WEG) verlangen. Ausnahmen gelten nur für sehr kleine Gemeinschaften mit Eigentümer-Verwalter.

Mietverwaltung: Kündigung nach Vertrag

Bei der Mietverwaltung gibt es keine gesetzliche Sonderregel wie in § 26 WEG. Der Verwaltervertrag ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag, maßgeblich sind daher die vereinbarte Laufzeit und Kündigungsfrist. Häufig sind Fristen von einigen Monaten zum Jahresende oder feste Mindestlaufzeiten. Prüfen Sie deshalb zuerst Ihren Vertrag und kündigen Sie schriftlich, nachweisbar und rechtzeitig.

Bei schweren Pflichtverletzungen – etwa nicht weitergeleiteten Mieteinnahmen oder dauerhaft fehlenden Abrechnungen – kommt eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund in Betracht. Sie ist an enge Voraussetzungen und eine kurze Erklärungsfrist ab Kenntnis des Grundes gebunden; lassen Sie diesen Schritt im Zweifel rechtlich prüfen.

Ablauf des Verwalterwechsels in sechs Schritten

Ein geordneter Wechsel dauert je nach Objekt und Vertragslage einige Wochen bis wenige Monate. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:

Eine außerordentliche Eigentümerversammlung kann einberufen werden, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer dies in Textform verlangt (§ 24 Abs. 2 WEG). Verweigert der Verwalter die Einberufung, kann der Beiratsvorsitzende oder ein ermächtigter Eigentümer einladen (§ 24 Abs. 3 WEG).

Unterlagenübergabe: Was die alte Verwaltung herausgeben muss

Nach § 667 BGB muss ein Beauftragter alles herausgeben, was er zur Ausführung des Auftrags erhalten und aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat. Für den Verwalter bedeutet das: sämtliche Verwaltungsunterlagen, Gelder und Schlüssel gehen an die Gemeinschaft bzw. den Eigentümer oder die neue Verwaltung. Lassen Sie sich die Übergabe protokollieren und gleichen Sie die Kontostände zum Stichtag ab.

• Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Aufteilungspläne und Grundbuchauszüge
• Beschluss-Sammlung, Versammlungsprotokolle und gerichtliche Entscheidungen
• Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen und Vermögensberichte der Vorjahre
• Bankunterlagen, Kontoauszüge und Nachweise zur Erhaltungsrücklage
• Miet- und Dienstleisterverträge, Versicherungspolicen, Wartungsverträge
• Mieterakten, Kautionsnachweise und Liste offener Forderungen
• Technische Unterlagen: Pläne, Prüfprotokolle, Energieausweis, Gewährleistungsfristen
• Schlüssel, Zugangsdaten zu Online-Konten und Messdienstportalen

Typische Stolpersteine beim Wechsel

Der häufigste Konflikt betrifft die Jahresabrechnung für das Jahr des Wechsels. Wer sie schuldet, hängt vom Zeitpunkt des Wechsels und den Vertragsregeln ab; regeln Sie das ausdrücklich im Beschluss oder im neuen Verwaltervertrag. Ebenfalls wichtig: Bankvollmachten des Altverwalters müssen zum Stichtag widerrufen werden, laufende Aufträge an Handwerker sollten mit Stand und Kosten übergeben werden.

Gibt die bisherige Verwaltung Unterlagen nicht oder nur unvollständig heraus, kann der Anspruch notfalls gerichtlich durchgesetzt werden. In der Praxis hilft eine schriftliche Aufforderung mit Frist und einer konkreten Liste der fehlenden Unterlagen meist schon weiter.

Unterschätzt wird oft auch die Kommunikation nach außen. Versorger, Versicherer, Wartungsfirmen, Messdienste, Hausmeister und die Bank der Gemeinschaft müssen die neue Verwaltung als Ansprechpartner kennen. Für Mietobjekte gilt zusätzlich: Mieter brauchen rechtzeitig vor der nächsten Mietzahlung die neue Bankverbindung, sonst landen Zahlungen weiter beim Altverwalter und müssen mühsam weitergeleitet werden. Ein Stichtag, an dem alle Konten, Verträge und Zuständigkeiten umgestellt sind, vermeidet diese Reibungsverluste.

Wechsel zu GreenHaus: Was wir übernehmen

Wir prüfen Ihren bestehenden Verwaltervertrag kostenlos, bereiten bei Wohnungseigentümergemeinschaften die Beschlussvorlagen vor und übernehmen die gesamte Übergabe-Kommunikation mit der bisherigen Verwaltung. Die übernommenen Unterlagen digitalisieren wir bei der Aufnahme; ab dem ersten Tag sehen Sie Konten, Vorgänge und Dokumente im Online-Dashboard. Ihr fester Ansprechpartner meldet sich innerhalb von 24 Stunden.